Електронні рахунки у Словаччині: як використати перехідний період та заощадити на їх відправці

З 1 січня 2027 року в Словаччині почне діяти нова система електронного рахункування. Усі платники ПДВ повинні будуть вміти виставляти рахунки-фактури у структурованому електронному форматі, а бізнес загалом повинен мати можливість обробляти такі документи.

Водночас закон передбачає перехідний період до 30 червня 2030 року, протягом якого підприємці за певних умов зможуть відправляти рахунки іншим способом, зокрема електронною поштою.

Що таке електронний рахунок

Нагадаємо, що нові правила передбачають використання не просто електронного документа, а структурованого електронного рахунку. На практиці йдеться про формат XML, який дозволяє комп’ютерним системам автоматично обробляти дані з рахунку.

Це важлива відмінність від звичних файлів у форматі PDF — такі документи більше не будуть вважатися електронними рахунками. Якщо підприємець використовує передбачений законом електронний формат, то документ повинен відповідати встановленим у законі вимогам.

Обов’язок виставляти електронні рахунки поширюється на всіх платників ПДВ. Для їх відправки та отримання передбачена стандартизована європейська інфраструктура Peppol. У Словаччині її робота пов’язана з так званими «цифровими поштарями» — сервісами-постачальниками послуг, через які і буде здійснюватися електронна доставка документів.

За оцінками міністерства фінансів, з січня нові правила відправки електронних рахунків торкнуться понад 225 тисяч суб’єктів.

Навіщо потрібен «цифровий поштар»

Послугами «цифрових поштарів» доведеться користуватися навіть у тому випадку, якщо підприємець збирається використовувати винятки, які надає перехідний період — хоча б для того, щоб мати можливість отримувати рахунки ззовні.

На даний момент Фінансове управління вказує 59 сертифікованих «цифрових поштарів», які мають право працювати в Словаччині. Їх список оновлюється на сайті управління .

Умови у цих сервісів різняться. Більшість з них пропонує безкоштовне отримання електронних рахунків або певну кількість безкоштовних відправок. Це означає, що невеликому підприємцю, який відправляє мало рахунків, не обов’язково одразу купувати дорогий тариф з великим лімітом документів.

Як можна відправляти рахунки по e-mail

До кінця червня 2030 року підприємець може відправити структурований електронний рахунок (документ у форматі XML) не через «цифрових поштарів», якщо на це згоден отримувач.

Фактично це означає, що протягом приблизно трьох з половиною років сторони можуть домовитися про інший спосіб доставки документа, наприклад про відправку XML-файлу електронною поштою.

Однак саме наявність такого винятку не скасовує вимоги до змісту та формату документа. Тобто по e-mail все так само не можна буде відправити звичайний PDF — електронний рахунок повинен бути оформлений у вимогах закону структурованому форматі (XML).

Чи потрібно отримувати згоду клієнта письмово? Закон, згідно з роз’ясненнями Фінансового управління, не встановлює конкретну форму такої згоди. Наприклад, вона може бути включена в сам договір, або зроблена по електронній пошті.

Можливий навіть так званий конклюдентний спосіб згоди — він вимагає не усної або письмової заяви, а дії — у зазначеному випадку нею може стати оплата рахунку.

Однак для підприємця безпечніше буде все ж отримати підтвердження заздалегідь і в формі, яку згодом можна буде використати у спірній ситуації, або під час податкової перевірки.

Де тут економія?

Як говорилося вище, саме підключення до «цифрового поштаря» може бути обов’язковим, але підприємцю не обов’язково оплачувати дорогий пакет з великою кількістю вихідних рахунків.

Якщо компанія домовиться зі своїми клієнтами про відправку рахунків іншим способом, то через нього може не проходити жодної вихідної. У такому випадку підприємцю може бути достатньо базового або безкоштовного тарифу, який забезпечує присутність у системі Peppol і просту можливість відправляти та отримувати документи.

Таким чином перехідне правило дає підприємцям можливість заощадити, якщо більшість його клієнтів буде згодна отримувати XML-рахунки іншим способом. Однак зазначене виняток може виявитися значно менш корисним компаніям, які працюють з державними органами та муніципалітетами.

Формально закон не забороняє домовитися про інший спосіб доставки і з державним або муніципальним замовником. Однак на практиці бізнесу може бути складно отримати таку згоду. Тому скористатися винятком в першу чергу зможуть компанії, які працюють переважно з приватним сектором.

Контроль

Втім, навіть можливість використовувати винятки перехідного періоду не скасовує необхідність підключатися до «цифрового поштаря». Фінансове управління буде перевіряти його наявність через систему SMP, яка використовується для маршрутизації електронних рахунків у мережі Peppol.

Система дозволяє за податковим ідентифікаційним номером визначити, чи здатний конкретний постачальник або отримувач відправляти та приймати електронні рахунки через відповідну службу.

За відсутність укладеного договору з цифровим поштарем підприємцю може загрожувати штраф від 100 до 10 тисяч євро. Важлива деталь для бухгалтерів — протягом перехідного періоду з січня 2027 року до кінця червня 2030 року електронне рахункування буде існувати паралельно з нинішнім контрольним звітом по ПДВ (kontrolný výkaz k DPH). Його скасування заплановано тільки після завершення перехідного та виняткового періоду.