Электронные фактуры в Словакии: как использовать переходный период и сэкономить на их отправке

С 1 января 2027 года в Словакии начнёт действовать новая система электронной фактурации. Все плательщики НДС должны будут уметь выставлять счета-фактуры в структурированном электронном формате, а бизнес в целом должен иметь возможность обрабатывать такие документы.

В то же время закон предусматривает переходный период до 30 июня 2030 года, в течение которого предприниматели при определённых условиях смогут отправлять счета другим способом, в том числе по электронной почте.

Что такое электронная фактура

Напомним, что новые правила предусматривают использование не просто электронного документа, а структурированной электронной фактуры. На практике речь идёт о формате XML, который позволяет компьютерным системам автоматически обрабатывать данные из счёта.

Это важное отличие от привычных файлов в формате PDF — такие документы больше не будут считаться электронными фактурами. Если предприниматель использует предусмотренный законом электронный формат, то документ должен соответствовать установленным в законе требованиям.

Обязанность выставлять электронные фактуры распространяется на всех плательщиков НДС. Для их отправки и получения предусмотрена стандартизированная европейская инфраструктура Peppol. В Словакии её работа связана с так называемыми «цифровыми почтальонами» — сервисами-поставщиками услуг, через которые и будет осуществляться электронная доставка документов.

По оценкам министерства финансов, с января новые правила отправки электронных фактур затронут более 225 тысяч субъектов.

Зачем нужен «цифровой почтальон»

Услугами «цифровых почтальонов» придётся пользоваться даже в том случае, если предприниматель собирается использовать исключения, которые предоставляет переходный период — хотя бы для того, чтобы иметь возможность получать фактуры извне.

На данный момент Финансовое управление указывает 59 сертифицированных «цифровых почтальонов», которые имеют право работать в Словакии. Их список обновляется на сайте управления .

Условия у этих сервисов различаются. Большинство из них предлагает бесплатное получение электронных фактур или определённое количество бесплатных отправок. Это означает, что небольшому предпринимателю, который отправляет мало счетов, необязательно сразу покупать дорогой тариф с большим лимитом документов.

Как можно отправлять фактуры по e-mail

До конца июня 2030 года предприниматель может отправить структурированную электронную фактуру (документ в формате XML) не через «цифровых почтальонов», если на это согласен получатель.

Фактически это означает, что в течение примерно трёх с половиной лет стороны могут договориться о другом способе доставки документа, например об отправке XML-файла по электронной почте.

Однако само наличие такого исключения не отменяет требования к содержанию и формату документа. То есть по e-mail можно всё так же нельзя будет отправить обычный PDF — электронная фактура должна быть оформлена в требуемом законом структурированном формате (XML).

Нужно ли получать согласие клиента письменно? Закон, согласно разъяснениям Финансового управления, не устанавливает конкретную форму такого согласия. К примеру, оно может быть включено в сам договор, либо сделано по электронной почте.

Возможен даже так называемый конклюдентный способ согласия — он требует не устного или письменного заявления, а действия — в указанном случае им может стать оплата фактуры.

Однако для предпринимателя безопаснее будет всё же получить подтверждение заранее и в форме, которую впоследствии можно будет использовать в спорной ситуации, либо во время налоговой проверки.

Где здесь экономия?

Как говорилось выше, само подключение к «цифровому почтальону» может быть обязательным, но предпринимателю не обязательно оплачивать дорогой пакет с большим количеством исходящих фактур.

Если компания договорится со своими клиентами об отправке счетов другим способом, то через него может не проходить ни одной исходящей. В таком случае предпринимателю может быть достаточно базового или бесплатного тарифа, который обеспечивает присутствие в системе Peppol и простую возможность отправлять и получать документы.

Таким образом переходное правило даёт предпринимателям возможность сэкономить, если большинство его клиентов будет согласно получать XML-фактуры другим способом. Однако указанное исключение может оказаться значительно менее полезным компаниям, которые работают с государственными органами и муниципалитетами.

Формально закон не запрещает договориться о другом способе доставки и с государственным или муниципальным заказчиком. Однако на практике бизнесу может быть сложно получить такое согласие. Поэтому воспользоваться исключением в первую очередь смогут компании, работающие преимущественно с частным сектором.

Контроль

Впрочем, даже возможность использовать исключения переходного периода не отменяет необходимость подключаться к «цифровому почтальону». Финансовое управление будет проверять его наличие через систему SMP, которая используется для маршрутизации электронных фактур в сети Peppol.

Система позволяет по налоговому идентификационному номеру определить, способен ли конкретный поставщик или получатель отправлять и принимать электронные фактуры через соответствующую службу.

За отсутствие заключённого договора с цифровым почтальоном предпринимателю может грозить штраф от 100 до 10 тысяч евро.

Важная деталь для бухгалтеров — в течение переходного периода с января 2027 года до конца июня 2030 года электронная фактурация будет существовать параллельно с нынешним контрольным отчётом по НДС (kontrolný výkaz k DPH). Его отмена запланирована только после завершения переходного и исключительного периода.