Elektronické faktúry na Slovensku: ako využiť prechodné obdobie a ušetriť na ich odosielaní

Od 1. januára 2027 začne na Slovensku platiť nový systém elektronickej fakturácie. Všetci platitelia DPH budú musieť vedieť vystavovať faktúry v štruktúrovanom elektronickom formáte a podniky ako celok musia mať možnosť spracovávať takéto dokumenty.

Zákon zároveň stanovuje prechodné obdobie do 30. júna 2030, počas ktorého budú podnikatelia za určitých podmienok môcť posielať faktúry iným spôsobom, vrátane e-mailu.

Čo je elektronická faktúra

Pripomeňme, že nové pravidlá predpokladajú použitie nielen elektronického dokumentu, ale štruktúrovanej elektronickej faktúry. V praxi ide o formát XML, ktorý umožňuje počítačovým systémom automaticky spracovávať údaje z faktúry.

To je dôležitý rozdiel od bežných súborov vo formáte PDF — takéto dokumenty už nebudú považované za elektronické faktúry. Ak podnikateľ používa zákonom stanovený elektronický formát, dokument musí zodpovedať požiadavkám stanoveným v zákone.

Povinnosť vystavovať elektronické faktúry sa vzťahuje na všetkých platiteľov DPH. Na ich odosielanie a prijímanie je určená štandardizovaná európska infraštruktúra Peppol. Na Slovensku je jej fungovanie spojené s tzv. „digitálnymi poštármi“ — poskytovateľmi služieb, cez ktorých sa bude realizovať elektronické doručovanie dokumentov.

Podľa odhadov ministerstva financií sa nové pravidlá odosielania elektronických faktúr od januára dotknú viac ako 225 tisíc subjektov.

Načo je potrebný „digitálny poštár“

Služby „digitálnych poštárov“ bude potrebné využívať aj v prípade, že podnikateľ plánuje využiť výnimky, ktoré poskytuje prechodné obdobie — aspoň na to, aby mal možnosť prijímať faktúry zvonku.

V súčasnosti Finančné riaditeľstvo uvádza 59 certifikovaných „digitálnych poštárov“, ktorí majú právo pôsobiť na Slovensku. Ich zoznam sa aktualizuje na webovej stránke riaditeľstva.

Podmienky týchto služieb sa líšia. Väčšina z nich ponúka bezplatné prijímanie elektronických faktúr alebo určitý počet bezplatných odoslaní. To znamená, že malý podnikateľ, ktorý posiela málo faktúr, nemusí hneď kupovať drahý tarif s veľkým limitom dokumentov.

Ako možno posielať faktúry e-mailom

Do konca júna 2030 môže podnikateľ poslať štruktúrovanú elektronickú faktúru (dokument vo formáte XML) nie cez „digitálnych poštárov“, ak s tým súhlasí príjemca.

Fakticky to znamená, že počas približne troch a pol roka sa môžu strany dohodnúť na inom spôsobe doručenia dokumentu, napríklad na odoslaní XML súboru e-mailom.

Samotná existencia takejto výnimky však nezrušuje požiadavky na obsah a formát dokumentu. To znamená, že e-mailom stále nebude možné poslať bežný PDF — elektronická faktúra musí byť vyhotovená v zákonom požadovanom štruktúrovanom formáte (XML).

Je potrebné získať súhlas klienta písomne? Zákon podľa vysvetlení Finančného riaditeľstva nestanovuje konkrétnu formu takéhoto súhlasu. Napríklad môže byť zahrnutý do samotnej zmluvy alebo urobený e-mailom.

Možný je dokonca tzv. konkludentný spôsob súhlasu — nevyžaduje ústne alebo písomné vyhlásenie, ale čin — v uvedenom prípade ním môže byť úhrada faktúry.

Pre podnikateľa však bude bezpečnejšie získať potvrdenie vopred a v takej forme, ktorú bude možné neskôr použiť v sporných situáciách alebo počas daňovej kontroly.

Kde je tu úspora?

Ako bolo uvedené vyššie, samotné pripojenie k „digitálnemu poštárovi“ môže byť povinné, ale podnikateľ nemusí platiť drahý balík s veľkým počtom odchádzajúcich faktúr.

Ak sa spoločnosť dohodne so svojimi klientmi na odosielaní faktúr iným spôsobom, nemusí cez neho prejsť žiadna odchádzajúca. V takom prípade môže podnikateľovi stačiť základný alebo bezplatný tarif, ktorý zabezpečuje prítomnosť v systéme Peppol a jednoduchú možnosť odosielať a prijímať dokumenty.

Týmto spôsobom prechodné pravidlo dáva podnikateľom možnosť ušetriť, ak väčšina jeho klientov bude súhlasiť s prijímaním XML faktúr iným spôsobom. Uvedená výnimka však môže byť výrazne menej užitočná pre spoločnosti, ktoré pracujú so štátnymi orgánmi a samosprávami.

Formálne zákon nezakazuje dohodnúť sa na inom spôsobe doručenia aj so štátnym alebo samosprávnym objednávateľom. V praxi však môže byť pre podniky ťažké získať takýto súhlas. Preto výnimku budú môcť využiť predovšetkým spoločnosti, ktoré pracujú prevažne so súkromným sektorom.

Kontrola

Možnosť využívať výnimky prechodného obdobia však nezrušuje potrebu pripojiť sa k „digitálnemu poštárovi“. Finančné riaditeľstvo bude kontrolovať jeho existenciu prostredníctvom systému SMP, ktorý sa používa na smerovanie elektronických faktúr v sieti Peppol.

Systém umožňuje podľa daňového identifikačného čísla určiť, či je konkrétny dodávateľ alebo príjemca schopný odosielať a prijímať elektronické faktúry cez príslušnú službu.

Za absenciu uzavretej zmluvy s digitálnym poštárom môže podnikateľovi hroziť pokuta od 100 do 10 tisíc eur. Dôležitý detail pre účtovníkov — počas prechodného obdobia od januára 2027 do konca júna 2030 bude elektronická fakturácia existovať paralelne s terajšou kontrolnou správou k DPH (kontrolný výkaz k DPH). Jej zrušenie je plánované až po ukončení prechodného a výnimočného obdobia.