Електронні рахунки у Словаччині з 2027 року: головне, що потрібно знати про нові правила

З 1 січня 2027 року в Словаччині вводиться обов’язковий електронний рахунок (e-faktúra) для всіх платників ПДВ. Це одне з наймасштабніших змін у податковому адмініструванні за останні роки, яке фактично переводить весь внутрішній бізнес-документообіг у цифровий формат. Звичні рахунки, відправлені у форматі PDF електронною поштою, більше не будуть вважатися повноцінними податковими документами.

XML замість PDF

Важливо розуміти, що під електронним рахунком у новому сенсі не мається на увазі звичайний електронний файл. Йдеться про строго структурований документ у форматі XML, що відповідає європейському стандарту EN 16931. На практиці це означає використання форматів типу Peppol BIS 3 або UBL 2.1, які призначені не для читання людиною, а для автоматичної обробки програмними системами.

Головна відмінність нової системи полягає в тому, що рахунок стає не «документом для перегляду», а «набором даних». Якщо PDF-файл потрібно вручну вводити в бухгалтерію або обробляти через систему розпізнавання символів (OCR), то XML-рахунок одразу читається системою, автоматично потрапляє в облік, перевіряється і за необхідності передається в податкову службу без участі людини.

Peppol

Система електронного рахункування в Словаччині буде працювати через стандартизовану європейську інфраструктуру Peppol. Це міжнародна мережа обміну електронними документами, яка вже використовується в багатьох країнах ЄС, включаючи Італію, Францію, Німеччину та Польщу. Peppol можна уявити як єдину цифрову поштову систему, через яку компанії обмінюються документами в однаковому форматі незалежно від використовуваного програмного забезпечення.

Всередині цієї системи ключову роль відіграє так званий «цифровий листоноша» — сертифікований оператор (Access Point), який забезпечує технічну обробку документів. Він перетворює рахунок у потрібний формат, відправляє його через мережу Peppol контрагенту і одночасно передає необхідні дані в податкову систему. Таким чином, держава отримує інформацію про угоду практично в реальному часі.

Покроково процес виглядатиме так. Підприємець створює рахунок у своїй програмі, яка повинна підтримувати формування електронного рахунку відповідно до стандарту EN 16931 і експортувати його у форматі Peppol BIS 3 (XML). Як приклади такого софту можна навести SuperFaktúra, iDoklad, Pohoda і FLOWii.

Після цього програма відправить дані з рахунку сертифікованому оператору (Access Point), який підключений до мережі Peppol. І вже звідти електронний рахунок дійде до отримувача і до податкових органів.

З технічної точки зору підприємцю не доведеться вручну працювати з XML або розбиратися в структурі документа. Вся складність буде прихована всередині програмного забезпечення. Бізнес продовжить виставляти рахунки так само, як і раніше — через рахункову програму, вводячи стандартні дані про клієнта, послугу, суму і терміни оплати. Однак далі система автоматично виконає всю технічну частину: сформує електронний рахунок, перевірить його коректність і відправить за встановленими каналами.

Кого торкнуться нові правила?

Нові правила електронного виставлення рахунків торкнуться практично весь бізнес, що працює всередині країни. У першу чергу обов’язок торкнеться всіх платників ПДВ. Вони будуть зобов’язані виставляти електронні рахунки при внутрішніх B2B-операціях, тобто при угодах між компаніями, а також при взаємодії з державними установами у форматі B2G.

При цьому важливо, що обов’язок приймати електронні рахунки буде ще ширшим. Вона поширюється не тільки на платників ПДВ, але й на всіх економічних суб’єктів у країні. Це означає, що електронні рахунки повинні будуть уміти обробляти індивідуальні підприємці, малі компанії, некомерційні організації, об’єднання, а також будь-які інші юридичні особи, навіть якщо вони не зобов’язані їх самостійно виставляти. Фактично це робить систему універсальним стандартом для всього ділового обороту.

Сама логіка роботи системи полягає в тому, що рахунок більше не є статичним файлом, який відправляється електронною поштою. Замість цього він стає частиною цифрового потоку даних. Після створення в бухгалтерській програмі документ автоматично перетворюється в XML-формат і передається через інфраструктуру Peppol або державні канали обміну. У процесі доставки дані можуть одночасно потрапляти і до отримувача, і в податкову службу, що забезпечує практично безперервний контроль транзакцій з боку держави.

Peppol у цій системі відіграє роль єдиної європейської мережі обміну. Він забезпечує сумісність між різними програмами і країнами, дозволяючи компаніям відправляти і отримувати рахунки незалежно від того, яким софтом вони користуються. Для підключення до Peppol використовується сертифікований посередник — той самий Access Point або «цифровий листоноша». Він відповідає за коректне форматування документа і його безпечну передачу в державні системи.

Перехідний період

Важливою особливістю нової моделі є обов’язкова автоматична звітність. Дані з електронних рахунків будуть передаватися в податкову службу в режимі, близькому до реального часу. Це суттєво скорочує можливості для помилок і одночасно посилює контроль за обігом ПДВ.

Досвід інших країн показує, що перехід на таку систему вимагає часу і адаптації. У перші місяці після впровадження можливі технічні збої, затримки в обробці даних і необхідність термінової заміни програмного забезпечення. Особливо це стосується малого бізнесу, який раніше використовував прості інструменти на кшталт Word, Excel або базових PDF-шаблонів.

Тому перехідний період розглядається як критично важливий етап. Компанії, які заздалегідь впровадять сумісні рахункові системи, отримають значну перевагу, оскільки зможуть уникнути збоїв у роботі і проблем з податковою звітністю.

Що буде далі?

З 1 липня 2030 року система електронних рахунків у Словаччині буде розширена. Обов’язок використання електронних рахунків пошириться вже не тільки на внутрішні операції, але й на транскордонні угоди всередині Європейського союзу. Це означає, що електронний рахунок стане єдиним стандартом для більшості B2B-операцій у ЄС.

Одночасно з цим буде змінена система податкової звітності. Планується поступове скорочення або повна відміна окремих форм звітності по ПДВ, включаючи контрольні та зведені звіти. Натомість податкові органи будуть отримувати дані безпосередньо з електронних рахунків, які передаються в систему автоматично.

Додатково посилюється зв’язок між рахунком і правом на податковий відрахування. У майбутньому відрахування ПДВ буде можливе тільки за наявності коректно оформленого електронного рахунку у встановленому форматі. Це робить його не просто документом, а обов’язковою умовою для податкового обліку. За порушення вимог будуть передбачені фінансові санкції. Штрафи можуть досягати 10 тисяч євро, особливо при повторних порушеннях або систематичному недотриманні правил.

Досвід країн, які вже впровадили обов’язковий електронний рахунок, показує схожу модель переходу. Наприклад, в Італії всі рахунки проходять через державну систему SdI, яка автоматично перевіряє структуру XML-документів і відхиляє некоректні файли. При цьому виправлення помилок вимагає перевипуску документа через коригуючі процедури. В Угорщині діє система онлайн-звітності NAV, де кожен рахунок передається в податкову службу в режимі реального часу. У разі розбіжностей дані необхідно коригувати через повторне виставлення рахунку.

В обох випадках перехід призвів до того, що компанії практично повністю відмовилися від ручного виставлення рахунків і перейшли на спеціалізовані системи виставлення рахунків, які автоматично формують XML і відправляють дані в державні платформи.