Elektronické faktúry na Slovensku od roku 2027: hlavné, čo treba vedieť o nových pravidlách

Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná elektronická faktúra (e-faktúra) pre všetkých platiteľov DPH. Je to jedna z najväčších zmien v daňovej správe za posledné roky, ktorá v podstate prevádza celý vnútorný obchodný dokumentový obeh do digitálneho formátu. Bežné faktúry, zaslané vo formáte PDF e-mailom, už nebudú považované za plnohodnotné daňové dokumenty.

XML namiesto PDF

Je dôležité pochopiť, že pod elektronickou faktúrou v novom zmysle sa nemyslí obyčajný elektronický súbor. Ide o prísne štruktúrovaný dokument vo formáte XML, ktorý zodpovedá európskemu štandardu EN 16931. V praxi to znamená používanie formátov ako Peppol BIS 3 alebo UBL 2.1, ktoré nie sú určené na čítanie človekom, ale na automatické spracovanie softvérovými systémami.

Hlavný rozdiel novej sústavy spočíva v tom, že faktúra sa stáva nie „dokumentom na prezeranie“, ale „súborom údajov“. Ak je potrebné PDF súbor manuálne zadať do účtovníctva alebo spracovať cez systém rozpoznávania znakov (OCR), XML faktúra je okamžite čitateľná systémom, automaticky sa dostáva do účtovníctva, kontroluje sa a v prípade potreby sa odosiela do daňovej služby bez účasti človeka.

Peppol

Systém elektronickej fakturácie na Slovensku bude fungovať cez štandardizovanú európsku infraštruktúru Peppol. Je to medzinárodná sieť výmeny elektronických dokumentov, ktorá sa už používa v mnohých krajinách EÚ, vrátane Talianska, Francúzska, Nemecka a Poľska. Peppol možno predstaviť ako jednotný digitálny poštový systém, cez ktorý si spoločnosti vymieňajú dokumenty v rovnakom formáte bez ohľadu na používaný softvér.

V rámci tejto sústavy hrá kľúčovú úlohu takzvaný „digitálny poštár“ — certifikovaný operátor (Access Point), ktorý zabezpečuje technické spracovanie dokumentov. Pretransformuje faktúru do potrebného formátu, odošle ju cez sieť Peppol kontrahentovi a zároveň odovzdá potrebné údaje do daňového systému. Týmto spôsobom štát získava informácie o transakcii prakticky v reálnom čase.

Krok za krokom bude proces vyzerať takto. Podnikateľ vytvorí faktúru vo svojom programe, ktorý musí podporovať tvorbu elektronickej faktúry v súlade so štandardom EN 16931 a exportovať ju vo formáte Peppol BIS 3 (XML). Ako príklady takéhoto softvéru možno uviesť SuperFaktúra, iDoklad, Pohoda a FLOWii.

Potom program odošle údaje z faktúry certifikovanému operátorovi (Access Point), ktorý je pripojený k sieti Peppol. A už odtiaľ elektronická faktúra dorazí k prijímateľovi a k daňovým orgánom.

Z technického hľadiska podnikateľ nebude musieť manuálne pracovať s XML alebo sa zaoberať štruktúrou dokumentu. Celá zložitosť bude skrytá vo vnútri softvéru. Podniky budú naďalej vystavovať faktúry tak ako doteraz — cez fakturačný program, zadávajúc štandardné údaje o klientovi, službe, sume a termínoch platby. Avšak ďalej systém automaticky vykoná celú technickú časť: vytvorí elektronickú faktúru, overí jej správnosť a odošle ju cez stanovené kanály.

Koho sa dotknú nové pravidlá?

Nové pravidlá elektronického vystavovania faktúr sa dotknú prakticky celého podnikania, ktoré funguje v rámci krajiny. V prvom rade sa povinnosť dotkne všetkých platiteľov DPH. Budú povinní vystavovať elektronické faktúry pri vnútorných B2B operáciách, teda pri transakciách medzi spoločnosťami, ako aj pri interakcii so štátnymi inštitúciami vo formáte B2G.

Pri tom je dôležité, že povinnosť prijímať elektronické faktúry bude ešte širšia. Rozširuje sa nielen na platiteľov DPH, ale aj na všetky ekonomické subjekty v krajine. To znamená, že elektronické faktúry budú musieť vedieť spracovať individuálni podnikatelia, malé spoločnosti, neziskové organizácie, združenia, ako aj akékoľvek iné právnické osoby, aj keď nie sú povinné ich samostatne vystavovať. Fakticky to robí systém univerzálnym štandardom pre celý obchodný obeh.

Sama logika fungovania systému spočíva v tom, že faktúra už nie je statickým súborom, ktorý sa posiela e-mailom. Namiesto toho sa stáva súčasťou digitálneho toku údajov. Po vytvorení v účtovnom programe sa dokument automaticky pretransformuje do XML formátu a odovzdáva sa cez infraštruktúru Peppol alebo štátne kanály výmeny. V procese doručenia môžu údaje súčasne prichádzať aj k prijímateľovi, aj do daňovej služby, čo zabezpečuje prakticky nepretržitú kontrolu transakcií zo strany štátu.

Peppol v tomto systéme hrá úlohu jednotnej európskej siete výmeny. Zabezpečuje kompatibilitu medzi rôznymi programami a krajinami, umožňujúc spoločnostiam odosielať a prijímať faktúry bez ohľadu na to, aký softvér používajú. Na pripojenie k Peppol sa používa certifikovaný sprostredkovateľ — ten istý Access Point alebo „digitálny poštár“. Zodpovedá za správne formátovanie dokumentu a jeho bezpečné odovzdanie do štátnych systémov.

Prechodné obdobie

Dôležitou črtou nového modelu je povinné automatické vykazovanie. Údaje z elektronických faktúr budú odovzdávané do daňovej služby v režime blízkom reálnemu času. To podstatne znižuje možnosti pre chyby a zároveň posilňuje kontrolu nad obratom DPH.

Skúsenosti iných krajín ukazujú, že prechod na takýto systém vyžaduje čas a adaptáciu. V prvých mesiacoch po zavedení môžu nastať technické poruchy, oneskorenia v spracovaní údajov a potreba urgentnej výmeny softvéru. Obzvlášť to platí pre malé podniky, ktoré predtým používali jednoduché nástroje ako Word, Excel alebo základné PDF šablóny.

Preto sa prechodné obdobie považuje za kriticky dôležitú etapu. Spoločnosti, ktoré vopred zavedú kompatibilné fakturačné systémy, získajú značnú výhodu, pretože sa vyhnú poruchám v práci a problémom s daňovým vykazovaním.

Čo bude ďalej?

Od 1. júla 2030 sa systém elektronických faktúr na Slovensku rozšíri. Povinnosť používania elektronických faktúr sa rozšíri už nielen na vnútorné operácie, ale aj na cezhraničné transakcie v rámci Európskej únie. To znamená, že elektronická faktúra sa stane jednotným štandardom pre väčšinu B2B operácií v EÚ.

Súčasne s tým bude zmenený systém daňového vykazovania. Plánuje sa postupné zníženie alebo úplné zrušenie niektorých foriem vykazovania DPH, vrátane kontrolných a súhrnných správ. Namiesto toho budú daňové orgány získavať údaje priamo z elektronických faktúr, ktoré sa do systému odovzdávajú automaticky.

Dodatočne sa posilňuje spojenie medzi faktúrou a právom na daňový odpočet. V budúcnosti bude odpočet DPH možný len pri existencii správne vyhotovenej elektronickej faktúry v stanovenom formáte. To ju robí nielen dokumentom, ale povinnou podmienkou pre daňové účtovníctvo. Za porušenie požiadaviek budú stanovené finančné sankcie. Pokuty môžu dosiahnuť 10 tisíc eur, najmä pri opakovaných porušeniach alebo systematickom nedodržiavaní pravidiel.

Skúsenosti krajín, ktoré už zaviedli povinnú elektronickú faktúru, ukazujú podobný model prechodu. Napríklad v Taliansku všetky faktúry prechádzajú cez štátny systém SdI, ktorý automaticky kontroluje štruktúru XML dokumentov a odmieta nesprávne súbory. Pri tom oprava chýb vyžaduje opätovné vydanie dokumentu cez korekčné postupy. V Maďarsku funguje systém online vykazovania NAV, kde každá faktúra je odovzdávaná do daňovej služby v reálnom čase. V prípade rozdielov je potrebné údaje opraviť cez opätovné vystavenie faktúry.

V oboch prípadoch prechod viedol k tomu, že spoločnosti prakticky úplne upustili od ručného vystavovania faktúr a prešli na špecializované systémy vystavovania faktúr, ktoré automaticky vytvárajú XML a odosielajú údaje do štátnych platforiem.